Dienstleistungen rund um die Akteneinlagerung

Willkommen auf der AKTENFARM

Von der Aktenabholung und Aktenlagerung über die Aktenzugriffsverwaltung bis zur Aktenvernichtung.

Wir bieten Ihnen diese Leistungen zu äußerst günstigen Pauschalpreisen, die entfernungsunabhängig für ganz Deutschland gelten und für die gesamte Vertragslaufzeit garantiert werden.

Senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage, um ein maßgeschneidertes kostenloses Angebot zu erhalten.

UNVERBINDL. ANFRAGE

Ihre Vorteile

Kostenersparnis

  • Geringere Raumkosten:
    • unser günstiges Aktenlager, statt Ihrer wertvollen Büro- oder Kellerräume.
  • Keine Sprungkosten:
    • kartongenaue Abrechnung, statt fester Miete für Räume / Container, die evtl. nicht voll genutzt werden.
  • Geringeres Aktenlagerungsvolumen:
    • konsequente jährliche Aktenvernichtung gemäß Aufbewahrungsfrist, statt uralter Akten in hinteren Ecken.

Sicherheit

  • Optimale Gebäude / optimaler Aktenzustand:
    • trockene und saubere Räume mit professionellen Regalanlagen verhindern gesundheitsgefährdende Schimmelbildung etc..
  • Optimaler Datenschutz:
    • hinter Schloss und Riegel sind Ihre Akten in der AKTENFARM sicher vor jedem unberechtigten Zugriff.
  • Optimale Zugriffskontrolle:
    • (dokumentierte) Aktenzugriffe nur an Personen mit entsprechender Zugangsberechtigung.

Komfort

  • Vollständiger Überblick (am PC):
    • über Ihren gesamten in der AKTENFARM eingelagerten Aktenbestand.
  • Zielgenauer Aktenzugriff (vom PC aus):
    • auf einzelne Kartons und einzelne Aktenordner, bzw. indirekt sogar auf einzelne Dokumente.
  • Komfortabler Ablauf:
    • Aktenzugriff einfach per E-Mail-Anfrage => schnelle Lieferung, ggf. auch (nach scan on demand) per E-Mail.

Berechenbarkeit

  • Garantierte Preisstabilität:
    • die AKTENFARM hat die Preise für ihre Leistungen seit über 10 Jahren stabil gehalten und garantiert diese auch zukünftig über die gesamte Vertragslaufzeit!
  • Kostentransparenz:
    • nach Innen und Außen, für alle Leistungen rund um die Akteneinlagerung.
  • Komplettabrechnung im Voraus möglich:
    • unter Berücksichtigung der jährlich zu vernichtenden Akten (insbesondere für Insolvenzverwalter interessant).

Unsere Leistungen im Überblick

AKTEN-KARTONSTELLUNG

Bereitstellung der Standard-Aktenkartons

Wir stellen Ihnen leere Kartons für die abzuholenden Akten bereit. Auf Wunsch erhalten Sie die leeren Kartons von uns bereits im Vorwege. Wir stellen Ihnen auf jeden Fall nur die Kartons in Rechnung, welche tatsächlich auch benötigt werden.

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AKTEN-ERFASSUNG

Befüllung und Beschriftung der Kartons

Wir befüllen die Kartons bei Ihnen vor Ort mit den abzuholenden Akten und beschriften die Kartons entsprechend (u.a. mit dem Jahrgang der einzulagernden Akten). Auf Wunsch können Sie diese Leistung auch selbst erbringen.

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AKTEN-TRANSPORT

Transport der Kartons zur AKTENFARM

Wir holen die Kartons mit den Akten bei Ihnen vor Ort ab und transportieren diese zur AKTENFARM. Je nach Aktenmenge mittels „Sprinter“ ggf. mit Anhänger oder LKW. Auf Wunsch können Sie diese Leistung auch selbst erbringen.

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AKTEN-REGISTRIERUNG

Sortierung und digitale Registrierung

Wir sortieren Ihre Akten innerhalb der Jahrgänge alphanumerisch. Danach erstellen wir digitale Fotos von jedem Karton mit den Aktenordner-Beschriftungen. Abschließend sortieren wir die Kartons in unsere Regalanlagen ein.

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AKTEN-LAGERUNG

Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Akten

Wir lagern Ihre Akten in den Regalanlagen der AKTENFARM. Unter Beachtung aller notwendigen Voraussetzungen, wie z.B. Sicherheit (Alarmanlage), Brandschutz (Brandmelde-, Brandbekämpfungsanlage) und Klimaführung (trocken).

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AKTEN-ZUGRIFF

Zur Verfügungstellung von Unterlagen

Im Falle einer Aktenanfrage suchen wir die gewünschten Unterlagen heraus und stellen Ihnen diese kurzfristig zur Verfügung; wunschgemäß mittels: 1. Einsichtnahme, 2. Physische Rücksendung oder 3. E-Mail-Versand (scan on demand).

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AKTEN-VERNICHTUNG

Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Wie vernichten Ihre bei uns eingelagerten Akten nach dem Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gem. DSGVO. Sie können entscheiden, ob dies „automatisch“ oder nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe erfolgen soll.

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Preise

Wir bieten Ihnen unsere Leistungen zu äußerst attraktiven und völlig transparenten Preisen an, die wir aktuell nochmals radikal reduziert haben!

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Fristen

Die Aufbewahrungsfristen von Akten werden in zahlreichen Rechtsvorschriften geregelt. Wir haben für Sie, einige wesentliche Vorschriften aus den wichtigsten Rechtsgebieten zusammengestellt.

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Über uns

Seit über 20 Jahren bieten wir unseren Kunden professionelle Dienstleistungen rund um die Akteneinlagerung an.

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Kontakt

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